Об оптимизации межкорпоративного ЭДО
Вячеслав Заичкин, директор департамента информационных технологий CARCADE, рассказал CFO Russia о вызовах и преимуществах оптимизации межкорпоративного ЭДО, а также поделился советами для эффективной работы с данным видом документооборота.
1. Какие инструменты и подходы к оптимизации межкорпоративного ЭДО сегодня популярны в компаниях? Какие из них самые действенные, на Ваш взгляд?
Если говорить о подходах, то пока большинство российских компаний используют межкорпоративный электронный документооборот лишь в рамках отношений по существующим договорам – обмениваются актами, счетами и счетами-фактурами. Для компаний, имеющих большое количество контрагентов и значительный документооборот, ЭДО позволяет на порядок снизить транзакционные издержки, которые при использовании курьерской доставки могут достигать сотен рублей за один комплект, а также повысить удовлетворенность клиентов за счет гарантированной и своевременной доставки документов и в целом упростить взаимодействие.
Немногие компании используют ЭДО для подписания договоров в электронной форме, так как этот вопрос не до конца проработан законодательно, а также существуют трудности при обмене неформализованными документами через роуминг. Кроме того, пока не накопилась достаточная практика рассмотрения электронных сделок в судах, чтобы можно было с уверенностью предлагать клиентам подписание договоров посредством ЭДО. Еще меньше компаний создают полностью прозрачную среду – бизнес-пространство, где возможно не только обмениваться с партнерами документами, но и осуществлять полноценное взаимодействие по всем вопросам бизнеса.
На рынке лизинга ЭДО активно используется, но также, в основном, для работы в рамках уже действующих договоров лизинга. В CARCADE ЭДО используется для обмена первичными документами и подписания дополнительных соглашений к договорам. На сегодняшний день преимущества и простоту ЭДО оценили уже более 3 тысяч наших клиентов, которые отправили и получили более 120 тысяч документов. Перевод документооборота в электронную форму – важнейший механизм нашей региональной экспансии и цифровизации услуг, поэтому мы планируем и дальше расширять его использование в нашей работе и, в частности, включить возможность подписания договоров лизинга в электронной форме, обмен документами по еОСАГО и другие полезные для клиентов опции.
2. С какими трудностями могут столкнуться компании при оптимизации межкорпоративного ЭДО? Как решить данные трудности?
ЭДО начал активно применяться во всех отраслях экономики не так давно и поэтому не все проблемы еще устранены. Существуют, например, трудности обмена неформализованными документами между разными операторами ЭДО, проблемы настройки роуминговых соединений и нехватка недорогих коробочных интеграционных решений. Но часть проблем постепенно решается рынком и государством.
Например, сейчас ФНС разрабатывает технологию использования в ЭДО формата документа PDF/A-3, который объединяет в себе сам документ (контент) и служебную xml-часть с информацией об электронных сертификатах, которыми он подписан. Это упростит хранение электронных документов и их дальнейшее использование, так как использоваться будет единый документ, одинаково хорошо читаемый и человеком, и машиной. Сейчас комплект, например, одного УПД содержит до 9 файлов. Также ФНС разрабатывает универсальный формат договора для применения в ЭДО. До сих пор утвержденного электронного формата договора нет, что сильно затрудняет обмен договорами через ЭДО, и это изменение подстегнет использование электронных документов в бизнесе.
Другую часть проблем, непосредственно связанную с интеграцией ЭДО в информационные системы компании, можно решить только инвестициями в собственную разработку механизмов совмещения электронного документооборота с бизнесом. Однако практика показывает, что такие инвестиции всегда окупаются – для компании, имеющей больше тысячи постоянных клиентов, экономия после перехода на ЭДО составляет несколько миллионов рублей в год.
3. Какими советами вы можете поделиться с компаниями для успешной работы с данным видом ЭДО?
В первую очередь, необходимо уделить внимание выбору оператора ЭДО, так как от этого в существенной мере зависит успешность всего проекта. Имеет смысл провести блиц-опрос среди клиентов, чтобы определить с какими операторами ЭДО они уже сотрудничают. Это поможет сделать правильный выбор и, одновременно, станет вашим публичным заявлением о намерении внедрить электронный документооборот. Если большинство ваших клиентов сосредоточено у двух-трех операторов, можно рассмотреть возможность заключения соглашений с несколькими операторами ЭДО.
Очень важно вести разъяснительную работу с клиентами, причем начинать ее необходимо уже на старте внедрения ЭДО, так как процесс приглашения контрагентов занимает значительное время. Информационные материалы должны быть интересными и простыми, наглядно демонстрирующими все плюсы перехода на электронный документооборот. Нужно заручиться также поддержкой оператора ЭДО для того, чтобы при подключении клиентов ее специалисты оперативно решали возникающие проблемы.
И, конечно, нельзя забывать о собственных сотрудниках, для которых внедрение ЭДО не должно привести к неудобству или дополнительным трудозатратам. В идеале, ЭДО должен быть бесшовно интегрирован в информационные системы и бизнес-процессы компании, либо полностью автоматизирован.
1. Какие инструменты и подходы к оптимизации межкорпоративного ЭДО сегодня популярны в компаниях? Какие из них самые действенные, на Ваш взгляд?
Если говорить о подходах, то пока большинство российских компаний используют межкорпоративный электронный документооборот лишь в рамках отношений по существующим договорам – обмениваются актами, счетами и счетами-фактурами. Для компаний, имеющих большое количество контрагентов и значительный документооборот, ЭДО позволяет на порядок снизить транзакционные издержки, которые при использовании курьерской доставки могут достигать сотен рублей за один комплект, а также повысить удовлетворенность клиентов за счет гарантированной и своевременной доставки документов и в целом упростить взаимодействие.
Немногие компании используют ЭДО для подписания договоров в электронной форме, так как этот вопрос не до конца проработан законодательно, а также существуют трудности при обмене неформализованными документами через роуминг. Кроме того, пока не накопилась достаточная практика рассмотрения электронных сделок в судах, чтобы можно было с уверенностью предлагать клиентам подписание договоров посредством ЭДО. Еще меньше компаний создают полностью прозрачную среду – бизнес-пространство, где возможно не только обмениваться с партнерами документами, но и осуществлять полноценное взаимодействие по всем вопросам бизнеса.
На рынке лизинга ЭДО активно используется, но также, в основном, для работы в рамках уже действующих договоров лизинга. В CARCADE ЭДО используется для обмена первичными документами и подписания дополнительных соглашений к договорам. На сегодняшний день преимущества и простоту ЭДО оценили уже более 3 тысяч наших клиентов, которые отправили и получили более 120 тысяч документов. Перевод документооборота в электронную форму – важнейший механизм нашей региональной экспансии и цифровизации услуг, поэтому мы планируем и дальше расширять его использование в нашей работе и, в частности, включить возможность подписания договоров лизинга в электронной форме, обмен документами по еОСАГО и другие полезные для клиентов опции.
2. С какими трудностями могут столкнуться компании при оптимизации межкорпоративного ЭДО? Как решить данные трудности?
ЭДО начал активно применяться во всех отраслях экономики не так давно и поэтому не все проблемы еще устранены. Существуют, например, трудности обмена неформализованными документами между разными операторами ЭДО, проблемы настройки роуминговых соединений и нехватка недорогих коробочных интеграционных решений. Но часть проблем постепенно решается рынком и государством.
Например, сейчас ФНС разрабатывает технологию использования в ЭДО формата документа PDF/A-3, который объединяет в себе сам документ (контент) и служебную xml-часть с информацией об электронных сертификатах, которыми он подписан. Это упростит хранение электронных документов и их дальнейшее использование, так как использоваться будет единый документ, одинаково хорошо читаемый и человеком, и машиной. Сейчас комплект, например, одного УПД содержит до 9 файлов. Также ФНС разрабатывает универсальный формат договора для применения в ЭДО. До сих пор утвержденного электронного формата договора нет, что сильно затрудняет обмен договорами через ЭДО, и это изменение подстегнет использование электронных документов в бизнесе.
Другую часть проблем, непосредственно связанную с интеграцией ЭДО в информационные системы компании, можно решить только инвестициями в собственную разработку механизмов совмещения электронного документооборота с бизнесом. Однако практика показывает, что такие инвестиции всегда окупаются – для компании, имеющей больше тысячи постоянных клиентов, экономия после перехода на ЭДО составляет несколько миллионов рублей в год.
3. Какими советами вы можете поделиться с компаниями для успешной работы с данным видом ЭДО?
В первую очередь, необходимо уделить внимание выбору оператора ЭДО, так как от этого в существенной мере зависит успешность всего проекта. Имеет смысл провести блиц-опрос среди клиентов, чтобы определить с какими операторами ЭДО они уже сотрудничают. Это поможет сделать правильный выбор и, одновременно, станет вашим публичным заявлением о намерении внедрить электронный документооборот. Если большинство ваших клиентов сосредоточено у двух-трех операторов, можно рассмотреть возможность заключения соглашений с несколькими операторами ЭДО.
Очень важно вести разъяснительную работу с клиентами, причем начинать ее необходимо уже на старте внедрения ЭДО, так как процесс приглашения контрагентов занимает значительное время. Информационные материалы должны быть интересными и простыми, наглядно демонстрирующими все плюсы перехода на электронный документооборот. Нужно заручиться также поддержкой оператора ЭДО для того, чтобы при подключении клиентов ее специалисты оперативно решали возникающие проблемы.
И, конечно, нельзя забывать о собственных сотрудниках, для которых внедрение ЭДО не должно привести к неудобству или дополнительным трудозатратам. В идеале, ЭДО должен быть бесшовно интегрирован в информационные системы и бизнес-процессы компании, либо полностью автоматизирован.