ЭДО: 10 шагов по пути цифровой экономики
Журнал лизингового сообщества «Лизинг Ревю» в последнем номере опубликовал обзор мнений представителей участников рынка о сервисе электронного документооборота (ЭДО). Вячеслав Заичкин, директор департамента информационных технологий CARCADE, как эксперт, представляющий компанию, также принял участие в опросе, ответив на вопросы интервью. Приводим цитаты из статьи.
И в XXI веке двигателями прогресса остаются лень и любопытство. Всё чаще драйверами изменений становятся цифровые интернет-технологии, только в бизнесе «лень» принято называть «экономией за счет скорости бизнес-операций», а любопытство – «достижением уникального конкурентного преимущества». Редакция журнала полюбопытствовала, какие же именно цифровые новации в обслуживании клиентов предлагают передовые лизинговые компании и каким именно образом они достигают качественно нового уровня сервиса. Мы пришли к выводу, что электронный документооборот (ЭДО) вскоре станет «входным билетом» в верхний сегмент качественного лизингового обслуживания. …
В 2016 году доля жителей России, использующих широкополосный доступ к сети интернет, составляла 18,77 процента. При этом на 100 человек приходилось 159,95 мобильного телефона и из 100 человек 71,29 использовали мобильный доступ к сети. Средняя скорость сети интернет в России выросла на 29 процентов (до 12,2 Мбит/с), в связи с чем по этому показателю Россия находится на одном уровне с Францией, Италией и Грецией. Центр стратегических разработок Алексея Кудрина среди ключевых целей цифровой трансформации называет:
- Создание единой архитектуры государственной цифровой платформы, преодолевающей разрозненность ведомственных систем и базирующейся на едином массиве данных;
- Перевод всех государственных услуг в электронную форму с системой удаленной биометрической идентификации, перевод в цифровой формат контрольно-надзорной и разрешительной деятельности;
- Формирование «цифровых двойников» граждан, организаций, объектов и проактивное предоставление государственных услуг на основе развития «цифрового двойника»;
- Создание министерства по цифровой трансформации, ответственного за реализацию перечисленных изменений;
- Внедрение модели сервисного государства – культуры «государство для меня», которая подразумевает проактивное предложение государством онлайн-сервисов, которые будут удовлетворять потребностям граждан и бизнеса;
- Развитие у госслужащих «цифрового менталитета»: принятие цифровой реальности, умение в ней эффективно работать, цифровые навыки и персональное развитие.
В чем Вы видите основные преимущества ЭДО для ваших клиентов с учетом их специфики и особенностей взаимодействия с ними?
Эксперты особо подчеркнули, что клиенты при выборе лизинговой компании обращают внимание не только на ценовые условия предложений, но и на качество обслуживания, что, в частности, обеспечивается при помощи онлайн-сервисов, которые становятся стандартом рынка.
Вячеслав Заичкин: «Важно подчеркнуть юридическую значимость ЭДО: он инициирован и поддерживается государством. Создана полная нормативная база по работе с электронными документами, а контролирующие органы принимают их как оригинальные: электронный счет-фактуру можно представить в ИФНС в качестве основания для получения вычета НДС. Быстрое получение закрывающих документов позволяет лизингополучателям оперативно предоставлять электронные документы в ИФНС и вовремя пользоваться налоговыми преимуществами».
Анализ ответов позволяет выделить существенные преимущества, общие для всех компаний и, следовательно, для всех их клиентов. Разберемся по порядку, вернее, по алфавиту, так как значимость оных определяется уникальностью бизнес-ситуации.
Мобильность.
Вячеслав Заичкин: «ЭДО позволяет использовать документооборот в течение всего жизненного цикла сделки через мобильные устройства, поэтому доступ к нему есть везде, где в наличии интернет, включая wi-fi. Пользоваться сервисом, при необходимости, могут сразу несколько сотрудников компании». …
Эффективность и простота документооборота.
Вячеслав Заичкин: «Исключены ошибки при формировании документов – они формируются автоматически, при этом актуальные данные клиента подгружаются из базы ФНС, поэтому не может быть ошибок в указании реквизитов. Обеспечивается бессрочное и бесплатное хранение документов в архиве, что исключает их утерю. Клиент всегда может легко найти нужный документ по заданным фильтрам. При этом все данные надежно защищены». …
Что входит в состав электронного документооборота?
…
Вячеслав Заичкин: «В целом ЭДО – это обмен юридически значимыми электронными документами между контрагентами по сети Интернет с помощью оператора ЭДО, который гарантирует безопасную и своевременную доставку документов всем сторонам процесса. При обслуживании CARCADE формирует и подписывает документы со своей стороны, после чего передает их лизингополучателю с помощью сервиса оператора. Клиент получает документы, проверяет, подписывает. Визирование производится с помощью цифровой электронной подписи. При необходимости лизингополучатель может направить нам обратную связь по оформлению документов непосредственного через оператора ЭДО. Оператор ЭДО фиксирует статус документов, проверяет действительность сертификатов КЭП и формирует протокол обмена. Таким образом, мы получаем цепочку завершенного юридически значимого документооборота по полному циклу сделки».
Каким требованиям должен соответствовать клиент, чтобы перейти на ЭДО с Вашей компанией? Какие бизнес-процессы ему приходится перенастраивать, и каким образом?
Этот вопрос нам представляется архиважным, так как услугами лизинга в связи с бурным развитием этого направления, пользуются разные по уровню подготовленности компании, в том числе малого бизнеса и даже индивидуальные предприниматели. Все участники опроса единодушны, что, по сути, требования на входе к запуску ЭДО минимальны. Единственное требование к клиенту – наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП). С большой долей вероятности можно говорить о том, что подпись у клиента уже есть, потому что такая подпись используется для сдачи отчетности в налоговые органы, но даже, если ее нет, партнер лизинговой компании (Удостоверяющий центр) обычно в течении 2-х дней ее выпустит и доставит клиенту лично в руки. …
Также оптимистичны респонденты и по поводу перестройки бизнес-процессов. Если мы правильно поняли, практически ничего переналаживать не придётся. Всего-то потребуется перестать работать с бумагой. Для клиентов все происходит абсолютно «безболезненно» без установки дополнительных программ на серверы. Чаще всего клиентам предоставляется удаленный доступ в электронный «личный кабинет», где и происходит все взаимодействие по сделкам и соответствующей отчётности. …
Если клиент не хочет переходить на ЭДО, чем он это обосновывает?
Вячеслав Заичкин: «Зачастую клиенты не знают, что присоединиться к сервису крайне легко, пользоваться так же просто, что нет необходимости устанавливать какие-либо дополнительные программы, что при желании можно использовать ЭДО непосредственно из 1 С (и других бухгалтерских программ) и что работать в личном кабинете на сайте оператора не сложнее, чем в электронной почте. Среди частых возражений – использование услуг другого оператора. В данном случае мы также разъясняем, что переходить к другому оператору не нужно и консультируем по настройкам роуминга».
Не пропадает ли человеческий фактор во взаимоотношениях с клиентами при переходе на ЭДО?
Раз уж мы затронули эмоциональные аспекты внедрения ЭДО, закончим эту часть обзора и таким часто встречающимся опасением, что в самое ближайшее время алгоритмы и роботы вытеснят живое общение из сервисных процессов. …
Вячеслав Заичкин: «При специальном опросе большинство наших клиентов сообщило о готовности к обмену документами через интернет. То есть уровень потребности к взаимодействию онлайн в рамках финансовых услуг высок, поскольку это экономит время и средства клиентов. При этом онлайн-процессы и ЭДО, в частности, совершенно не исключают непосредственного общения лизингополучателей с сотрудниками компании».
С какими еще клиентскими сервисами хорошо согласуется ЭДО? С какими услугами, опциями, сервисами хорошо сочетается ЭДО?
Нам пора выруливать на завершение обзора, поэтому последние два вопроса касаются перспектив масштабирования обсуждаемого начинания, так как нам представляется, что ЭДО – это всего лишь одна из вех, пусть и важная, в переводе традиционных бизнес-процессов в цифровые форматы. И в трансформациях подобного рода существенным является как раз согласованность отдельных цифровых элементов сквозной интернет-архитектуры. …
Вячеслав Заичкин: «Запуск ЭДО мы начинали с пилотного проекта обмена счетами-фактурами и актами. Сейчас также полноценно работает обмен дополнительными соглашениями к действующим договорам лизинга. В планах CARCADE продолжить развитие услуг дистанционного взаимодействия и обеспечить весь цикл заключения и сопровождения лизинговой сделки в онлайн режиме».
По каким критериям Ваша компания выбирала оператора ЭДО, довольны ли Вы сотрудничеством с ним?
Вячеслав Заичкин: «В первую очередь, мы обращали внимание на репутацию и опыт компании, а также на прозрачность ценообразования. Важно было понимать, какие услуги могут стать дополнительными и привести к повышению стандартной для рынка стоимости. Вместе с тем мы учитывали качество технической поддержки уже на этапе запуска ЭДО, гибкость условий работы, под которой, в числе прочего, понимается и наличие разных способов внедрения системы. Естественно, принципиально важными для нас были и гарантии оператора на весь спектр услуг для нас и наших клиентов».
Журнал «ЛИЗИНГ РЕВЮ»/№4/август 2018, рубрика «Опыт»