Лизинг для ИП Лизинг для
юридических лиц
Выбрать регион
Контактная информация
Звонок по России бесплатно
8 (800) 700 30 30 Заказать звонок

Время личной эффективности: о тайм-менеджменте простыми словами

Каким образом эффективно «разместить» все свои цели, планы и дела во времени и пространстве так, чтобы успевать сделать все запланированное и поддерживать при этом баланс рабочего и личного времени?  Для этого существуют несложные, но действенные техники тайм-менеджмента. Изучим их вместе?

Каждому из нас хочется жизненной гармонии, когда одновременно удается плодотворно работать, полноценно отдыхать, уделять время семье и друзьям, а еще путешествовать и заниматься хобби. Но отчего-то такой баланс становится все более труднодостижимым. Нехватка времени, дедлайны и поздние возвращения домой – и вот мы уже забыли, когда последний раз были в отпуске или даже выбирались на премьерный показ в кино. Мы думаем, что чем больше будем работать, тем выше будет наш результат. Но человеку для продуктивности нужно грамотное сочетание деловой активности и отдыха. Постоянное напряжение приводит к повышенной утомляемости, в итоге решения становятся ошибочными, а работа – неэффективной. 

Что же делать? Достичь баланса помогут методы тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это будет не скучно!

Чаще всего тайм-менеджмент расшифровывают как «управление временем». Но так ли это?

Управление временем в прямом смысле этого слова – это что-то из саги про Гарри Поттера… Тайм-менеджмент — это управление собой во времени, и любой метод будет работать для того, кто готов развиваться на пути к достижению своих целей.

Существует множество методов организации себя во времени. Но на слуху в основном методики жесткого планирования и строгого учета своего рабочего и личного времени. В итоге складывается впечатление, что тайм-менеджмент – это нечто нудное, скучное, загоняющее жизнь в строгие рамки дисциплины. И такое мнение отпугивает многих. Конечно, без планирования и следования определенным правилам нам не обойтись, но…

Цель тайм-менеджмента – это не жизнь по расписанию с секундомером в руках. Напротив, он является вспомогательным инструментом для достижения своих целей с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки, а его методики позволяют освободиться от вороха мелких и неважных дел, чтобы появилось время для главных жизненных задач.

Кстати, установить дружеские отношения с тайм-менеджментом помогает понимание того, что универсальной концепции не существует. Именно поэтому так трудно перенять готовую систему у коллеги или скопировать из книги. Любой подход к тайм-менеджменту – это не догма, а лишь основа для создания вашего индивидуального проекта, набор разнообразных приемов, с помощью которых лично вы сможете получить полезный результат.

Простые навыки тайм-менеджмента

1. Принцип 6 «П», или правильное предварительное планирование

Сразу возникает вопрос: а что такое «правильное планирование»? Если говорить о технических моментах, то вам необходимо составить список дел – в ежедневнике, ноутбуке или смартфоне. План обязательно должен существовать в письменном виде – в таком случае он реалистично помогает оценить свои возможности и потребности во времени. А еще повышает деловую активность! План должен всегда быть под рукой в течение дня, но не злоупотребляйте его копиями: бесконечные «напоминалки» на разных устройствах будут попусту отнимать ваше время. Появилось новое дело?  Вносите его в список! А когда задача «закрыта», скорее ее вычеркивайте: такая визуализация заряжает энергией и дает ощущение удовлетворенности.

Планирование – важное условие успеха. Одним из секретов «хорошего» плана являются результат-ориентированные формулировки.

План «работает» лучше, если каждый из его пунктов будет описывать результат, который нужно достичь. Все дела/задачи должны быть сформулированы как ответы на вопрос «ЧТО СДЕЛАТЬ?».

Пример: предположим, вам нужно выбрать, куда поехать в отпуск. Можно написать просто: «отпуск», но на вопрос «Что сделать?» нужно отвечать глаголом, словом, обозначающим действие. Вариант «зайти в турагентство» отвечает на вопрос «Что делать?», а не «Что сделать?». Можно зайти в агентство, но тур не выбрать. Хорошая формулировка описывает результат: «выбрать тур в отпуск» или «определить место для отпуска». Что дает такая тщательность в выборе формулировки?

Как только результат сформулирован, сознание перестает зацикливаться на способах, и мы получаем, как минимум, три способа добиться нужного результата: зайти в агентство, найти что-то в Интернете, посоветоваться с друзьями. Самое интересное, что как только вы определились с результатом, весь мир начинает «помогать» вам его достичь: чудесным образом встречаете подругу, вернувшуюся с прекрасного курорта, находите статью в журнале об интересных местах для путешествий или очень кстати замечаете в почте «спам» про горящие туры…

То же для рабочих дел. Не стоит писать в план задач «поговорить с руководителем» или «позвонить клиенту N». Важна цель этого разговора, а не сам его факт. Правильно будет записать формулировки такого типа:

  • Согласовать даты отпуска с руководителем.
  • Напомнить клиенту об акции в июле.
  • Договориться об обучении менеджеров по продажам в салоне А.

Вместо «подготовить договор для клиента В», если целью является подписание этого договора, нужно писать «согласовать с клиентом В время/условия подписания договора».

Продумывание четких формулировок требует некоторого времени (обычно достаточно 15—20 минут вечером для плана следующего дня) и определенной интеллектуальной работы.

 Преимущества такого подхода:

  • Вы концентрируете свое внимание и энергию на достижении конкретных результатов
  • Вы обучаете свое сознание мыслить категориями «результатов» и открываете его для творчества в части способов достижения
  • Вы экономите свои силы, так как некоторые задачи закрываются сами собой, без вашего участия (немного эзотерики)
  • Вы делаете то, что именно для вас является самым главным
  • Вы получаете удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день

Упражнение «Калибровка»


Для эффективного планирования важно научиться чувству времени, которое подсказывает нам, как спланировать свой день, сколько времени займет та или иная задача. Это именно чувство, а не сознательный расчет. Интуиция подсказывает вам, сколько времени уйдет на то или иное дело: например, вымыть посуду – 10 минут, а разобрать электронную почту – 45. Чувство времени поможет спланировать день и понять, сколько взять на себя работы. Оно есть у всех людей, но его можно и нужно активно развивать. Каким образом? Перед тем, как что-то сделать, задайте себе вопрос: «Сколько времени это займет?». Запомните ответ и приступайте к делу, а когда закончите, сверьтесь со своим предположением. Выполнение упражнения «Калибровка» приведет к тому, что вы начнете точнее «предсказывать» затраты времени. А в итоге вы сможете улучшить организацию своих дел.

2. Азбука расстановки приоритетов

Прежде чем приступить к реализации своего плана, необходимо расставить приоритеты, это поможет эффективно управлять перечнем запланированных дел. Определите важность каждой задачи: чем серьезнее последствия неисполнения конкретной задачи в срок, тем выше ее статус в вашем личном рейтинге. Для расстановки приоритетов практики тайм-менеджмента предлагают метод группировки задач «АБВГД». Его суть в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить буквенный код ее выполнения: начните с категории «А», в которой необходимо собрать самые важные дела, требующие немедленного выполнения и вашего личного участия. Далее – по убывающей. А теперь давайте добавим нотку юмора. Буквенным кодам можно дать забавную расшифровку: скажем, дела под пунктом «А» — это «Архиважные», а пункт «Д» пусть означает «Долой!» — значит, отказ от задачи ни на что не повлияет, но при этом высвободит ваше время; или «Делегировать!», если с задачей успешно справится тот, кому ее можно перенаправить. 

Чтобы быстро и эффективно определить свои приоритеты на день, задайте себе всего три простых вопроса:

  • Какие дела самые важные и ценные?
  • Выполнение каких задач, которые могу решить только я, принесет самый значительный результат?
  • Как использовать время с оптимальной пользой?

3 .Концентрация по методу принудительной эффективности

Согласно закону принудительной эффективности, времени никогда не хватает, но… его всегда достаточно для самого важного! После того, как приоритеты расставлены, нужно собраться и в первую очередь заставить себя заняться делами, которые принесут наибольшую выгоду и результат.

У данного закона есть и свои «подзаконные акты», сосредоточенность и целенаправленность. Если вы взялись за выполнение одной задачи, нужно довести ее до конца, не перепрыгивая на другие: когда вы по нескольку раз бросаете задачу и вновь возвращаетесь к ней, то снижаете свою эффективность минимум в пять раз.

Чтобы повысить свою способность концентрироваться, придется также научиться говорить «нет» своему желанию отвлечься, а также окружающим, если они ломают ваши планы.  Как при этом не испортить отношения с людьми? Нужно формулировать свой отказ таким образом, чтобы человек понял: отвергают не его лично, а только лишь несвоевременность задачи или предложения.

 4. Начинайте день с… поедания лягушек!

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным,

поскольку худшее на сегодня уже позади.

Марк Твен

На языке тайм-менеджмента «лягушками» называются сложные и зачастую не самые приятные дела, которые тем не менее необходимо решить в течение дня, т. е. «съесть». Как правило, большинство из нас оттягивают момент, когда волей-неволей придется взяться за «лягушку», но чем дольше вы не решаетесь ее проглотить, тем больше зловредное земноводное начинает отравлять вашу жизнь: нерешенная задача создает эмоциональное напряжение, из-за чего даже самыми интересными делами вы занимаетесь без особого удовольствия, а их выполнение растягивается во времени. Поэтому неприятными, но важными задачами нужно заняться прежде остальных, даже если «лягушка» возникла внепланово. Тогда весь остаток дня вы будете довольны собой и сохраните отличное, деятельное настроение.

Правила «поедания лягушек»:

1. Не откладывайте на ужин ту «лягушку», которую нужно съесть на завтрак!  

2. Из двух одновременно предложенных «лягушек» в первую очередь поглощайте самую противную.

3. У страха глаза велики, поэтому беритесь за земноводное без долгих раздумий!

5. Возможности, скрытые в корзине для мусора

Наверняка вы будете удивлены, но ваша корзина для мусора тоже является эффективным инструментом тайм-менеджмента. Резерв мусорной корзины – это высвобождение до 30% вашего рабочего времени! Данная цифра выведена исследователями: именно такое количество времени зачастую тратится на поиск нужных документов. Это касается как бумаг, так и электронных файлов. Вам доводилось слышать такую поговорку: «Порядок на столе – порядок в голове»? Вырабатывайте привычку регулярно разбирать документы и файлы.

Правило мусорной корзины звучит так: эффективные люди работают за чистым столом!

Когда начать? Лучший день – сегодня!


Время — главный ресурс каждого человека. И в сутках количество времени у всех одинаковое — 24 часа, — вот только расходует их каждый по-своему. Но от того, как мы распоряжаемся собственным временем, как его тратим и во что «конвертируем», зависит качество нашей жизни. Только что мы убедились: способы улучшить организацию своего времени могут (и должны!) быть простыми. А когда же начать их использовать? Нет, не с понедельника или с первого числа следующего месяца. Лучший день – сегодня! С помощью свежих навыков — постепенно, шаг за шагом — вы добьетесь того, что станете более организованным, эффективность работы повысится, а в вашей жизни появится больше времени для семьи, отдыха и увлечений.

Юлия Ланина
и. о. директора  департамента по работе с персонала

Яна Милованова 
редактор корпоративного журнала All@CARCADE



Отправьте заявку и получите индивидуальное предложение!

  Для юридических лиц и ИП

ваш офис carcade

Первое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (495) 775-4504
заказ звонка

Второе отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (495) 775-4665
заказ звонка

Третье отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (495) 775-7573
заказ звонка

Четвертое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (495) 775-0452
заказ звонка

Шестое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (499) 272-4136
заказ звонка

Седьмое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (499) 272-4124
заказ звонка

Восьмое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (499) 272-4125
заказ звонка

Десятое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (499) 272-4126
заказ звонка

Двенадцатое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (499) 272-4128
заказ звонка

Тринадцатое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

+7 (499) 272-4129
заказ звонка

Четырнадцатое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

8 (800) 700-3030
заказ звонка

Пятнадцатое отделение
Адрес офиса: 109004, г. Москва, ул. Станиславского, д. 21, стр. 1
на карте

8 (800) 700-3030
заказ звонка